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L'agent qui recoupe factures, commandes et bons de livraison

Le rapprochement entre la commande, le bon de livraison et la facture est un travail ingrat que personne ne fait en entier. Les écarts qui passent sont petits pris un par un, significatifs sur l'année.

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La problématique

  • Les remises négociées ne sont pas toujours appliquées, et l'écart n'est visible qu'en reprenant les conditions.
  • Les quantités facturées ne correspondent pas toujours aux quantités livrées, notamment sur les commandes partielles.
  • Les frais de port, de palette ou de conditionnement apparaissent sur la facture sans avoir été annoncés.

Pour qui : Responsable administratif, comptable, responsable achats.

Ce que fait l'agent

  • Rapproche chaque ligne de facture de la commande et du bon de livraison correspondants.
  • Vérifie l'application des conditions négociées : remises, franco, tarifs contractuels.
  • Signale les écarts de prix, de quantité et les frais annexes non prévus.
  • Prépare la contestation à envoyer au fournisseur pour les écarts confirmés.

Ce qu'il ne fait pas

Il ne valide pas le paiement et ne se substitue pas à votre comptabilité.

Le gain réel

Les écarts se voient et se récupèrent, au lieu de se cumuler en silence.

Comment on le met en place

Trois étapes, comme pour tous nos agents. La dernière conditionne la suite : tant que le résultat n'est pas au niveau sur un dossier que vous connaissez, on ajuste.

  1. 1

    On récupère un mois de factures

    Avec les commandes et les bons de livraison correspondants, tels qu'ils circulent chez vous.

  2. 2

    On charge vos conditions

    Les remises par fournisseur et par famille, les seuils de franco, les tarifs d'accord-cadre.

  3. 3

    On mesure sur le mois écoulé

    L'agent sort les écarts. Le montant trouvé sur un mois donne l'ordre de grandeur annuel.

Ce que vous fournissez

  • •Un mois complet de factures, commandes et bons de livraison.
  • •Vos conditions commerciales par fournisseur.
  • •Votre seuil de contestation, en dessous duquel vous laissez passer.

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